Como usar o PPCP para melhorar sua produção

O PPCP te ajuda a contornar imprevistos e desvios de produção. Entenda como essa ferramenta é importante para sua empresa.

Não importa o que você faça, por mais que você planeje passo a passo a sua jornada de produção, o resultado da vida real é muito diferente da previsão calculada no papel. O problema é que essa diferença também implica em resultados finais diferentes dos esperados. É ai que mora o perigo. Para minimizar essas variações entre aquilo que é planejado e o que acontece, existem ações de controle que uma empresa pode tomar. Para isso, foi desenvolvido o conceito de PPCP, sigla para Planejamento, Programação e Controle de Produção.

Isso acontece porque os imprevistos que resultam em desvios de produção podem ser inúmeros: consumidores podem estar sem dinheiro, fornecedores podem atrasar, você pode ter algum problema com suas máquinas ou funcionários. Por isso, o PPCP é uma ferramenta importante para acompanhar e facilitar todas as atividades da empresa que envolvem uma conexão com agentes externos, entre os setores produtivos e de vendas. Ou seja, todos os eventos necessários para que uma empresa transforme seus insumos em produtos e os façam chegar ao consumidor final.

Quais são os principais objetivos do PPCP?

Quando você faz o Planejamento, Programação, Controle e Produção (PPCP) na sua empresa, você está:

• Determinando o produto a ser entregue;
• Estabelecendo a quantidade a produzir;
• Definindo e provendo o material a ser usado;
• Quantificando a necessidade de mão-de-obra;
• Calculando o prazo de execução.

P de Planejamento

Planejar significa que você vai montar um plano, ou seja, formalizar sua previsão dos acontecimentos futuros, como cada evento vai acontecer e quais são os resultados decorrentes de cada um.

• O planejamento estratégico de uma empresa envolve mudanças a longo prazo. Em geral estão relacionadas à imagem da empresa, à carteira de produtos ou ao seu core business. São mudanças que não são feitas de um dia para o outro e, para que aconteçam, precisam que diversas áreas atuem em sinergia.

• A médio prazo, é importante fazer o PVO – ou Planejamento de vendas em operações – utilizando ferramentas que integrem funções, como gerar relatórios financeiros, por exemplo.

• De uma forma geral, a etapa de planejamento inclui ações como a gestão de capacidade e demanda e políticas de priorização.

P de Programação

A programação é usada para eventos de curto prazo e está muito mais ligada à execução do que ao planejamento.

C de Controle

No PPCP, o controle tem a função, justamente, de lidar com qualquer desvio que aconteça no meio do caminho e que faça com que seja necessário redesenhar planos ou fazer uma intervenção nas operações para que elas entrem nos trilhos do esperado. Basicamente, o controle são todas as ações que uma empresa precisará fazer para manter seu plano nos eixos. Ações de Controle podem envolver monitoramento e controle e elaboração e aplicação de planos de contingência

P de Produção

É o seu produto, aquilo que será produzido para atender às suas demandas. Importante considerar que há diferentes características que a sua demanda pode ter e, para cada característica, há diferentes medidas a se tomar.

O que é preciso para fazer um PPCP?

Basicamente, para fazer um bom PPCP, você precisa de informações precisas sobre os níveis de demanda, informações precisas sobre os recursos necessários para atender aquela demanda, informações precisas sobre o tipo de operação, com dados sobre relação volume x demanda e variação de demanda x visibilidade.

Três fatores devem estar alinhados:

os recursos produtivos devem estar disponíveis:

• na quantidade adequada
• no momento adequado
• no nível de qualidade e custo adequado.

Como devo incluir o PPCP na rotina da minha empresa?

O PPCP é um processo que só traz benefícios para a sua empresa, portanto, deve estar presente e ser constantemente repetido. Diariamente, se possível. A partir desse plano e das medidas de controle previstas, todas as áreas de produção da empresa serão capazes de se organizar e cumprir suas metas de produção.

Conforme as previsões de planejamento batam com os resultados de produção, basta continuar executando e controlando o plano. Além disso, mesmo que não aconteçam desvios, a empresa deve continuar analisando os processos buscando melhorias contínuas por meio da implementação de ações preventivas.

A importância da demanda no PPCP

Entender o funcionamento da demanda de uma empresa é fundamental para fazer o PPCP. Sua empresa pode trabalhar com diferentes tipos de demanda, e para cada um há medidas diferentes a se tomar.

Começando pelas demandas dependentes, ou seja, mais constantes: em geral, é mais fácil de fazer planejamento para atender esse tipo de demanda, pois ela pode até ser calculada. Normalmente, empresas do tipo B2B, como montadoras e empresas de autopeças possuem demandas dependentes.

Há também a demanda independente, ou seja, aquela que envolve riscos na previsão e pode variar. Para esse tipo de demanda, é necessário aplicar modelos de previsão de demanda e de gestão de estoque. Em geral, empresas do tipo B2C, por exemplo de produtos de consumo, se encaixam nessa categoria.

O que posso fazer se minha demanda tiver flutuações?

Há algumas possíveis práticas para você responder às flutuações de demanda:

• Política de acompanhamento da demanda: pense em um fabricante de chocolate que precisa acompanhar o aumento no volume de pedidos na época de Páscoa. Para fazer isso, ele vai precisar crescer a sua mão de obra, contratar mais funcionários para aquele periodo, ou trabalhar com horas extras. Isso tem um custo, que deve ser calculado de acordo com a disponibilidade de caixa (a flutuação precisa ser prevista no planejamento) e em comparação ao potencial de crescimento de vendas e ao retorno sobre o investimento.

• Política de capacidade constante: setores como o da petroquímica, por exemplo, não se abalam a ponto de responder às flutuações. Em geral, atuam com uma política de capacidade constante, o que significa que a empresa mantém sua capacidade mesmo com as flutuações de demanda.

• Gestão de demanda: outra saída para lidar com flutuacões de demanda é investir em ações diretas que impactem na mesma, como lançar promoções para atrair novos compradores ou lançar produtos ou serviços alternativos.

Atenção, antes de escolher qual política adotar, é preciso olhar com atenção aos objetivos da empresa e ajustar a opção que oferece o melhor cenário na relação custo x benefício.

Outros conceitos básicos importantes para o PPCP

Alguns outros conceitos importantes orbitam o universo do PPCP. Preparamos um apanhado geral para você ficar por dentro:

• TOC, ou Teoria das Restrições: de maneira básica, essa é uma filosofia de gerenciamento desenvolvida para acelerar e aprimorar o desempenho das organizações. De acordo com essa proposta, a principal meta de uma organização é aumentar seu lucro, e para isso, deve aumentar o lucro obtido a partir da venda de seus produtos e serviços, reduzir seus gastos com estoques e despesas operacionais. Para implementar um sistema TOC, é necessário, em primeiro lugar, identificar os gargalos do seu sistema de produção, ou seja, aqueles pontos em que há algum tipo de restrição que impede o aumento na produção, ou uma maior eficiência.

• Teoria das Filas: dentro do contexto de grandes linhas de produção, a Teoria das Filas propõe modelos matemáticos para solucionar problemas de espera em operações de serviço e manufatura e também permite estimar probabilidades de tempo médio de permanência no sistema, tamanho das filas e tempo médio de ocupação de recursos

• Kanban: o Kanban é um método desenvolvido para acompanhar o fluxo de produção de uma empresa de fabricação em série. O termo tem origem japonesa, e sua tradução literal é “cartão” ou “sinalização”. O sistema possibilita que se controle detalhadamente a produção , e em geral está ligado ao conceito de JIT.

• JIT – Just in Time: a expressão Just in time (JIT) quer dizer “no momento certo”. É um modelo de organização de produção em série que procura eliminar estoques e agilizar a produção para tornar o sistema de produção o mais eficiente possível. Assim, o estoque funcionará com o mínimo armazenamento necessário. Esse modelo requer muita sincronia entre a empresa e os fornecedores.

• MRP (Planejamento e controle de Produção): de forma geral, o MRP é um sistema que utiliza parâmetros matemáticos para definir com precisão as quantidades e momentos em que cada item necessário à produção de determinado produto deve ser adquirido. O sistema transmite agilidade a um PPCP, uma vez que possibilita calcular com velocidade novos volumes, caso de seja necessário fazer algum replanejamento.